Die Vorteile Der Vertragsmanagement Software

• Verbesserte Vertragskonformität:

Mit der Kontaktverwaltungssoftware können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und von der Anfrage bis zur Genehmigung eine bessere Ertragsverantwortung bieten. Es können keine kritischen Begriffe gelöscht werden, und nur die ausgewählten Personen haben Zugriff darauf, das Dokument entsprechend zu bearbeiten, sodass Sie die Kontrolle über Ihren Vertrag haben.

• Risiko Minderung:

Auf der Einkaufsseite reduziert die Standardisierung von Prozessen und Verfahren die Ausgaben für Einzelgänger und das Versorgungsrisiko und erhöht gleichzeitig die Hebelwirkung der Ausgaben. Letztendlich werden die Risiken in der Lieferkette reduziert, und Einkäufe sind insgesamt kostengünstiger und wertvoller, was das allgemeine Risikomanagement verbessert.

Die Verwendung eines Vertragsmanagement Software ermöglicht dank Validierungs- und Zertifizierungs Tools eine höhere Effizienz beim Onboarding von Lieferanten. Es macht es einfach, Verträge mit verschiedenen Lieferanten und solchen, die sich in Risikozonen befinden, zu identifizieren, sei es aufgrund wirtschaftlicher Unsicherheiten, politischer Unruhen oder Naturkatastrophen. Es ist schwierig, Ihr organisatorisches Risiko zu steuern. Vertragsmanagementsysteme erleichtern es auch, Verstöße gegen Richtlinien oder Vorschriften schnell und effizient zu erkennen und zu behandeln.

• Besseres Dokumentenmanagement:

Mit Hilfe einer Vertragsverwaltungssoftware ist dies nicht erforderlich, um die Dokumentenspeicherung auszulagern oder wertvolle Büroflächen mit unordentlichen Aktenschränken zu belegen. Teammitglieder können Papierdokumente mit einer automatischen Bild- oder optischen Zeichenerkennung aus erster Hand in das System scannen, sodass alle für die Vereinbarung relevanten Dokumentationen an einem Ort verfügbar sind. Darüber hinaus ist es möglich, elektronische Kontakte von jedem Typ zu importieren und den Dokumentstatus mit anderen relevanten Details für alle anzuzeigen. Mithilfe von Merkmalen einschließlich der Versionskontrolle können Sie alle Ihre Kontakte von einem einzigen Repository aus verfolgen.

• Bereiten Sie sich auf Audits vor

Mithilfe von Audit-Trails können Sie mit nur wenigen Mausklicks auf Ihren gesamten Vertragsverlauf zugreifen. Auf diese Weise können Sie ein genaues Konto für die Prüfung verwalten und Ihren vollständigen Prüfpfad verfolgen, um die Richtlinien einzuhalten.

• Erhöhte Vertrags Sichtbarkeit

Anders als bei manuellen Vertragsverwaltung Systemen ermöglicht das Speichern von Dateien in einem einzigen zentralen digitalen Repository eine bessere Compliance und Berichterstellung. Mithilfe eines zentralen Vertrags-Repositorys können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter anhand der aktuellsten Vertragsvorlagen von Rechtsteams arbeiten und die neuesten Klauseln verwenden. Sollten Ihre Mitarbeiter unterwegs auf etwas davon zugreifen müssen, können Sie den Zugriff über eine passwortgeschützte Website autorisieren, die überall dort bereitgestellt wird, wo eine Internetverbindung besteht. Auf diese Weise stehen die aktualisierten Vorlagen und Klauseln allen autorisierten Mitarbeitern jederzeit und überall offen.

  • Kurze Genehmigungszeiten

Durch die Automatisierung Ihres Vertriebsprozesses mit maßgeschneiderten Workflows können Sie den Überprüfungsprozess beschleunigen und die Effizienz verbessern. Durch das Erstellen einer dynamischen Workflow-Aufgabenliste können Sie alle Verträge scannen, sodass Vertragsmanager eine perfekte Vorstellung von Ihrem aktuellen Stand der Dinge haben. Mit diesen Informationen können Sie die Verantwortlichen per E-Mail benachrichtigen, um sie an die nächsten Schritte zu erinnern oder Eskalationsschritte klar zu definieren.

• Erhöhte Produktivität

Durch die Verwendung eines Vertrags Verwaltungssystems können Sie wichtige Meilensteine besser überprüfen und automatisierte Tools und Warnungen bereitstellen, damit Sie bei Bedarf Benachrichtigungen erhalten. Indem Sie manuelle Prozesse loswerden, haben Sie eine bessere Kontrolle über Ihre Prozess- und Workflow-Effizienz.